بررسی چالش های مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک در واحدهای اداری شهرداری ها

چکیده مقاله

مدیریت اسناد در شهرداری ها به دلیل تنوع ماموریت ها، گستردگی حوزه خدمات شهری و حجم بالای مکاتبات، از پیچیدگی ویژه ای برخوردار است این پژوهش با هدف شناسایی چالش های مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک در واحدهای اداری شهرداری انجام شده است تحول دیجیتال در سال های اخیر، بسیاری از شهرداری ها را به سمت استفاده از سامانه های بایگانی الکترونیک سوق داده است، اما استقرار این سامانه ها همواره با موانع ساختاری، فنی و فرهنگی همراه بوده است نبود استانداردهای یکپارچه طبقه بندی اسناد، مقاومت کارکنان در برابر تغییر، کمبود آموزش تخصصی و ضعف زیرساخت های فناوری اطلاعات از مهم ترین چالش های شناسایی شده به شمار می روند تحلیل یافته ها نشان می دهد که در بسیاری از موارد، انتقال از بایگانی سنتی به الکترونیک بدون بازمهندسی فرآیندها صورت گرفته و همین امر موجب ایجاد موازی کاری و سردرگمی در دسترسی به اطلاعات شده است همچنین مسائل مرتبط با امنیت اطلاعات، حفظ محرمانگی اسناد و تعیین سطوح دسترسی، از دغدغه های اساسی مدیران شهری محسوب می شود نبود سیاست های روشن در زمینه نگهداری، امحا و آرشیو بلندمدت اسناد نیز می تواند تبعات حقوقی و اداری قابل توجهی به همراه داشته باشد پژوهش حاضر پیشنهاد می کند که استقرار موفق بایگانی الکترونیک مستلزم تدوین راهبرد جامع مدیریت اسناد، آموزش مستمر کارکنان، تقویت زیرساخت های فنی و نظارت دوره ای بر عملکرد سامانه ها است با تحقق این الزامات، می توان انتظار داشت که دسترسی سریع به اطلاعات، افزایش شفافیت اداری و کاهش هزینه های عملیاتی در شهرداری ها محقق شود

کلیدواژه‌ها

نویسندگان

محمد هاجری

کارشناس دبیرخانه شورای اسلامی شهر برازجان

هاجری، محمد،1404،بررسی چالش های مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک در واحدهای اداری شهرداری ها،پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری،همدان

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری25 مرداد 1404 · همدان