تدوین چارچوب اجرایی مدیریت بایگانی و سامان دهی پرونده های اداری در دبیرخانه شهرداری با تمرکز بر دسترسی، نگهداری و امحای اسناد

چکیده مقاله

مدیریت اسناد در شهرداری ها به عنوان نظام عصبی حکمرانی شهری شناخته می شود که وظیفه بنیادین ثبت و صیانت از حقوق متقابل سازمان و شهروندان را بر عهده دارد این پژوهش با هدف ارائه یک مدل اجرایی نوین و با استناد به دستورالعمل های نوسازی اداری ابلاغ شده توسط سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور، به واکاوی دقیق چرخه حیات مکاتبات و پرونده های فنی، حقوقی و شهرسازی می پردازد تمرکز اصلی این چارچوب بر تدوین پروتکل های دسترسی امن بر اساس سطوح محرمانگی، بهینه سازی ظرفیت های نگهداری در بایگانی های جاری و نیمه جاری و همچنین نظام مند کردن فرآیند قانونی امحا تحت نظارت شورای عالی اسناد است یافته های حاصل از بررسی استانداردهای ملی و تجارب عملیاتی نشان می دهد که گذار از شیوه های سنتی و غیرمتمرکز به سمت مدیریت علمی و یکپارچه اسناد، موجب کاهش هزینه های لجستیکی، جلوگیری از انباشتگی کاذب سوابق و ارتقای چشمگیر پاسخگویی در بسترهای نظارتی و قضایی می گردد در این مدل، کارشناس دبیرخانه با بهره گیری از جداول زمان بندی نگهداری، مسئولیت تفکیک اسناد دارای ارزش دائمی از اوراق زائد را بر عهده دارد تا از انسداد جریان اطلاعات جلوگیری شود پیاده سازی این الگو بر اساس ضوابط سازمان اسناد ملی ایران، نه تنها منجر به آزادسازی فضاهای حیاتی اداری می شود، بلکه با ایجاد نظم ساختاری در پرونده های نوسازی و املاک، ضریب امنیت داده های حساس شهری را در برابر تهدیدات محیطی و حقوقی به طور قطعی افزایش می دهد در نهایت، این رویکرد حرفه ای به عنوان زیرساخت اصلی شفافیت اداری، مسیر دسترسی سریع به سوابق را هموار کرده و اعتماد عمومی به عملکرد نهاد شهرداری را تقویت می سازد

کلیدواژه‌ها

نویسندگان

علیرضا نظری

لیسانس کارشناسی حرفه ای حقوق حقوق ثبتی , کارشناس دبیرخانه و اسناد, شهرداری بیرجند

نظری، علیرضا،1404،تدوین چارچوب اجرایی مدیریت بایگانی و سامان دهی پرونده های اداری در دبیرخانه شهرداری با تمرکز بر دسترسی، نگهداری و امحای اسناد،پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری،همدان

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری25 مرداد 1404 · همدان