طراحی نظام زمان بندی و پیگیری مکاتبات اداری در دبیرخانه شهرداری با هدف ارتقای پاسخگویی و انضباط سازمانی

چکیده مقاله

در ساختار پویای شهرداری های مدرن، واحد دبیرخانه از یک جایگاه سنتی صرف جهت ثبت و بایگانی نامه ها به یک مرکز استراتژیک برای پایش جریان کار و دیده بانی فرآیندها تغییر ماهیت داده است این نوشتار با هدف تبیین راهکارهای ارتقای انضباط سازمانی، به طراحی و استقرار نظام زمان بندی هوشمند و مکانیزم های پیگیری فعال می پردازد که بر پایه استانداردهای ملی و بین المللی مدیریت کیفیت تدوین شده است یافته های حاصل از بررسی رویه های اجرایی در شهرداری های پیشرو نشان می دهد که تعریف دقیق بازه های زمانی پاسخ گویی برای هر نوع مکاتبه، علاوه بر شفاف سازی مسئولیت های فردی و واحدی، منجر به حذف قطعی گلوگاه های اداری و کاهش محسوس زمان انتظار شهروندان می گردد تمرکز اصلی این مقاله بر متدولوژی های کاربردی جهت رصد چرخه حیات مکاتبات است که با تکیه بر اسناد بالادستی تحول اداری، انضباطی پایدار و سیستماتیک را در بدنه شهرداری نهادینه می کند استقرار این نظام، با تبدیل داده های خام دبیرخانه به شاخص های ارزیابی عملکرد، لایه نظارتی سازمان را تقویت نموده و پاسخ گویی را از یک مفهوم اخلاقی به یک رویه عملیاتی و الزام آور تبدیل می نماید نتایج تحقیق حاکی از آن است که پیوند میان تکنولوژی های نوین اتوماسیون و پروتکل های پیگیری سخت گیرانه، بسترهای فساد اداری ناشی از تاخیرهای عمدی را از بین برده و کارایی کل مجموعه را در ارائه خدمات بهینه شهری به شکل قابل توجهی افزایش می دهد این مدل به عنوان یک الگوی نوین در مدیریت اسناد، به دنبال ایجاد توازن میان سرعت، دقت و قانون گرایی در تمامی ارجاعات بین واحدی و برون سازمانی است

کلیدواژه‌ها

نویسندگان

علیرضا نظری

لیسانس کارشناسی حرفه ای حقوق حقوق ثبتی , کارشناس دبیرخانه و اسناد, شهرداری بیرجند

نظری، علیرضا،1404،طراحی نظام زمان بندی و پیگیری مکاتبات اداری در دبیرخانه شهرداری با هدف ارتقای پاسخگویی و انضباط سازمانی،پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری،همدان

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات پنجمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری25 مرداد 1404 · همدان