مستندسازی تجارب کارکنان در سازمان های اجرایی (نمونه موردی: شهرداری اصفهان)

چکیده مقاله

جهان معاصر دستخوش تحولات سریع و پیچیده خرد و کلان اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی شده است و سازمان ها برای بقای خود نیازمند تطبیق با این تغییر و تحولات و بهره گیری از تجارب حاصل از آن ها هستند در چنین شرایطی، شناخت و بهره برداری از دانش و تجارب بشری ابزار مهمی در جهت شناخت پیچیدگی های ناشی از تحولات جهان معاصر محسوب می گردد؛ در این راستا مستندسازی تجربه، راهکاری مطمئن برای انتقال تجارب فردی و اجتماعی به دیگران است و سازمان های پیشتاز برای بهبود عملکرد و کسب و کار خود، در حال گذر از دوران انباشت دانش فردی کارکنان به سوی دوران نگهداری دانش برای منفعت جمعی هستند در این سازمان ها راهبردها و فرایندهایی جهت مستندسازی تجربه، تولید و جریان دانش وجود دارد مستندسازی تجارب به عنوان یکی از محورهای اساسی مدیریت دانش، فرایند گسترده ی شناسایی، ثبت، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجارب سازمان است امروزه تجارب مستند شده، جزء مهم ترین دارایی های سازمان ها به شمار می آیند و بسیاری از صاحب نظران، در تعریف دانش، آن را تجارب مستند شده می دانند احمدی، الهی و صالحی، ۱۳۸۷ تجربه طی فرایند حل مسائل گذشته حاصل می گردد و در صورتی که ثبت و مستند شود منجر به بهبود عملکرد سازمان خواهد شد مستندسازی تجربه یا تجربه نگاری فرایندی است که تجربه نگار با امانتداری لازم و سبک نگارش واقع گرایانه سعی می کند که چگونگی ظهور یک مسئله یا شناسایی یک ظرفیت و ابعاد آن را به طور دقیق با اشاره به اطلاعات و آمار لازم به طور تشریحی مستند کند؛ سپس، مشخص سازد که چگونه با مسئله یادشده برخورد شده و در نهایت، چه نتایج کمی و کیفی حاصل شده است مستندسازی به عنوان یکی از فرایندهای اکتساب دانش شامل تحلیل، سازماندهی و ثبت دانش است مستندسازی با ثبت موفقیت ها و شکست های افراد باتجربه و اشتراک گذاری آن ها منجر به ایجاد حافظه سازمانی می گردد حافظه سازمانی با حفظ دانش و استفاده مجدد از آن در آینده از فراموشی سازمانی جلوگیری می کند افزون بر آن، انسان به دلیل محدودیت ظرفیت ضمیر خودآگاه خود، قادر به حفظ و یادآوری تمامی مطالب نبوده و از سویی، دانشمندان بر این باورند که فرد نباید تنها تجربه های خود را ملاک عمل در نظر بگیرد؛ بنابراین مستندسازی راهکاری مطمئن در انتقال تجربه به دیگران است و منجر به اشتراک گذاری دانش بین افراد، کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمون های پیشین و گاهی اوقات مخرب، کاهش هزینه ها، افزایش یادگیری سازمانی و ایجاد و حفظ سازمان یادگیرنده می شود خشوعی،۱۳۹۷ مستندسازی تجارب ابزاری مهم در جهت تطبیق سازمان ها با تحولات سریع و پیچیده جهان امروز و درنتیجه بقای آن ها محسوب می شود و هر چه وظایف سازمان ها گسترده تر و متنوع تر باشد، اهمیت مستندسازی تجارب دوچندان می گردد از جمله سازمان هایی که نیاز است مستندسازی را سرلوحه اقدامات خود قرار دهند، شهرداری ها می باشند شهرداری ها از بزرگ ترین نهادهای عمومی غیر دولتی در سطح شهرها هستند و نقشی اساسی در روند اداره ی شهرها بر عهده دارند یزدانی امیری، کرمی، نادری و همکاران، ۱۳۹۲ شهرداری ها نقش محوری در جهت بالا بردن کیفیت زندگی در محیط های شهری، فراهم نمودن امکانات، ارائه خدمات و غیره ایفا می کنند فرخی، کرمانی و رضایی، ۱۳۹۳ بنابراین شهرداری ها با توجه به گستردگی فعالیت های خود، از منابع غنی دانش برخوردارند که به صورت پنهان در ذهن افراد دخیل در فعالیت ها انباشته شده است که در معرض فراموشی یا خروج از سازمان قرار دارند و ضروری است شناسایی، اشتراک گذاری و بکارگیری آن ها مورد توجه قرار گیرد در این راستا شهرداری اصفهان در جهت استفاده بهینه از این دارایی ارزشمند و تبدیل دانش و تجربه فردی کارکنان به تجربه و دانش سازمانی، به مستندسازی تجارب سازمانی خود پرداخته است تا با جمع آوری و نگهداری تجارب، اشتراک گذاری و بکارگیری آن ها از فراموشی، دوباره کاری ها و تکرار اشتباهات اجتناب گردد نوشتار حاضر به چگونگی مستندسازی تجارب در شهرداری اصفهان پرداخته است تا به عنوان الگویی در اختیار سایر شهرداری ها قرار گیرد

نویسندگان

مرتضی نصوحی

دیبا هاشمی فشارکیزهرا قاطعی کلاشمی

دیبا هاشمی فشارکی

مرتضی نصوحیزهرا قاطعی کلاشمی

زهرا قاطعی کلاشمی

مرتضی نصوحیدیبا هاشمی فشارکی

نصوحی، مرتضی و هاشمی فشارکی، دیبا و قاطعی کلاشمی، زهرا،1404،مستندسازی تجارب کارکنان در سازمان های اجرایی (نمونه موردی: شهرداری اصفهان)،کنفرانس ملی مدیریت شهری با رویکرد توسعه پایدار،خرم آباد

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات کنفرانس ملی مدیریت شهری با رویکرد توسعه پایدار15 مهر 1404 · خرم آباد