طراحی الگوی مدیریت چرخه حیات اسناد فنی شهرداری از دریافت تا امحاء یا بایگانی دائمی

چکیده مقاله

مدیریت اسناد فنی در شهرداری های ایران با چالش های ساختاری و فرآیندی متعددی مواجه است که از جمله آنها می توان به نبود نظام یکپارچه طبقه بندی، فقدان دوره های نگهداری مشخص، انباشت اسناد بی استفاده در فضاهای بایگانی، خطر مفقودی اسناد ارزشمند، و عدم آشنایی کارشناسان با اصول ارزش گذاری و تعیین تکلیف نهایی اسناد اشاره کرد این مقاله با هدف طراحی یک الگوی عملیاتی و گام به گام برای مدیریت چرخه حیات اسناد فنی شهرداری شامل نقشه های ساختمانی، قراردادهای پیمانکاری، صورت جلسات کمیسیون ها، پروانه های ساختمانی، گزارش های نظارت و مستندات عمرانی تدوین شده است الگوی پیشنهادی در هفت گام اصلی شامل شناسایی و دسته بندی اسناد بر اساس نوع و دوره نگهداری قانونی، طراحی فرم استاندارد ثبت و ورود اسناد، تعیین دوره نگهداری برای هر دسته، طراحی سیستم پایش دوره ای، ارزش گذاری اسناد نزدیک به پایان دوره با استفاده از ماتریس ارزش گذاری، تعیین تکلیف نهایی از طریق امحاء اصولی یا انتقال به بایگانی دائمی، و مستندسازی و گزارش دهی دوره ای ارائه می گردد این الگو با بهره گیری از استانداردهای ملی و بین المللی مدیریت اسناد نظیر ISO ۱۵۴۸۹ و با بومی سازی برای شرایط شهرداری های ایران تدوین شده است مطالعه موردی پیاده سازی الگو در یکی از شهرداری های کشور نشان دهنده کاهش چهل درصدی فضای اشغالی بایگانی، کاهش سی درصدی هزینه های نگهداری، و افزایش پنجاه درصدی سرعت دسترسی به اسناد ارزشمند بوده است خروجی نهایی مقاله شامل دفترچه راهنمای جامع واحد بایگانی با شش بخش اصلی جدول دسته بندی اسناد و دوره نگهداری، فرم استاندارد ثبت و ورود اسناد، ماتریس ارزش گذاری اسناد، دستورالعمل امحاء اصولی، دستورالعمل بایگانی دائمی، و فرم گزارش دهی دوره ای می باشد که می تواند به عنوان ابزاری کاربردی برای افزایش بهره وری بایگانی و پیشگیری از اخطارهای نهادهای نظارتی مورد استفاده قرار گیرد

کلیدواژه‌ها

نویسندگان

محمدرضا علی آبادی

کارشناس شهرسازی, کارشناس بایگانی اسناد فنی, شهرداری بیرجند, استان خراسان جنوبی

�لی آبادی، محمدرضا،1405،طراحی الگوی مدیریت چرخه حیات اسناد فنی شهرداری از دریافت تا امحاء یا بایگانی دائمی،هفتمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری،همدان

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات هفتمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری17 مرداد 1405 · همدان