مدل مدیریت اسناد و مستندات حقوقی پرونده های اجرای احکام شهرداری ابزار دفاع در مراجع قضایی

چکیده مقاله

نظام اجرای احکام شهرداری ها در ایران با چالش بنیادین پراکندگی، ناقص بودگی و فقدان سازمان دهی استاندارد اسناد حقوقی مواجه است این پژوهش با هدف طراحی و تدوین یک مدل جامع عملیاتی برای مدیریت یکپارچه اسناد و مستندات حقوقی پرونده های اجرای احکام شهرداری به انجام رسیده است مسئله اصلی مقاله این واقعیت است که علی رغم انجام کامل تشریفات قانونی از سوی شهرداری، نبود مستندات منسجم و منظم در زمان دفاع از آرای اجرایی، منجر به محکومیت شهرداری در مراجع قضایی به ویژه دیوان عدالت اداری می شود این پژوهش به دنبال پاسخ به این پرسش اساسی است که چگونه می توان با استفاده از ابزارهای ساده و در دسترس اداری، سیستمی طراحی کرد که ضمن حفظ تمامی مستندات مرتبط با هر پرونده، امکان بازیابی فوری و ارائه منظم آن ها را در کوتاه ترین زمان ممکن فراهم سازد روش پژوهش حاضر از نوع اقدام پژوهی و تحلیل محتوای کیفی است که با بهره گیری از تجربیات عملی واحدهای اجرای احکام چندین منطقه شهرداری تهران و بررسی تطبیقی الگوهای موفق بایگانی تدوین شده است یافته های پژوهش نشان می دهد که استقرار مدل شش گانه پیشنهادی شامل شناسایی و تفکیک پرونده ها، طراحی شابلون استاندارد پوشه فیزیکی، ایجاد بانک اطلاعاتی الکترونیک، اسکن و ذخیره سازی اسناد کلیدی، تدوین دستورالعمل امانت و بازگشت اسناد، و تهیه گزارش های ماهانه و آموزش کارکنان جدید، می تواند نرخ مفقودی و پراکندگی اسناد را به صفر برساند و زمان جستجوی هر پرونده را از چندین ساعت به چند دقیقه کاهش دهد خروجی نهایی این مقاله یک دفترچه راهنمای جامع برای واحد اجرای احکام شهرداری است که شامل شابلون استاندارد پوشه پرونده، فرم مشخصات پرونده، الگوی بانک اطلاعاتی اکسل، دستورالعمل نام گذاری فایل های الکترونیک، فرم امانت و بازگشت اسناد، و چک لیست تحویل و تحول در زمان جابجایی پرسنل می باشد اثربخشی این مدل از طریق یک مطالعه موردی واقعی در یکی از مناطق شهرداری تهران به اثبات رسیده است که طی آن، شهرداری موفق شد با استناد به مستندات کامل و منظم، حکم محکومیت میلیاردی خود را به رای به نفع شهرداری تبدیل کند

کلیدواژه‌ها

نویسندگان

عیسی خسروی

کارشناس امور دفتری, کارشناس اجرای احکام, شهرداری بیرجند, استان خراسان جنوبی

�سروی، عیسی،1405،مدل مدیریت اسناد و مستندات حقوقی پرونده های اجرای احکام شهرداری ابزار دفاع در مراجع قضایی،هفتمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری،همدان

ارائه‌شده در

مجموعه مقالات هفتمین همایش بین المللی علوم سیاسی، مدیریت، اقتصاد و حسابداری17 مرداد 1405 · همدان